Com crear un nou patró

La creació d'un patró és un procés senzill, però que pot ser molt llarg, donades les múltiples opcions que permeten oferir una gran adaptabilitat i flexibilitat.

Amb aquest article, explicarem detalladament les opcions de cada pas, de forma que es puguin crear patrons seleccionant només les opcions desitjades.

TAULA DE CONTINGUTS

• Pas 1: Informació i imatge de marca
• Pas 2. Identificació dels signants
• Pas 3. Contacte amb els signants
• Pas 4: Tipus de signatura
• Pas 5: Documentació dels signants 
• Pas 6: Recordatoris 
• Pas 7: Notificacions 
• Pas 8. Configuració avançada 
• Pas 9: Finalitzar 

Pas 1: Informació i imatge de marca

Aquest pas permet la introducció d'informació l'empresa o l'usuari, així com la configuració visual dels correus electrònics i la pàgina de signatura:

Dades bàsiques

• Nom del patró: nom descriptiu que permeti identificar la finalitat i l'ús del patró.
• Nom de l'empresa o del contacte: apareixerà al document d'evidències
• Número d'identificació fiscal: també apareixerà al document d'evidències
• Idioma dels enviaments: l'idioma que tindrà la pàgina de signatura i els correus electrònics que s'enviïn durant el procés. Consulta aquí els idiomes disponibles.
• Idioma del document d'evidències: el document es pot generar en un o dos idiomes. Consulta aquí els idiomes disponibles.
• Nom o mòbil del Remitent dels SMS: el remitent dels SMS pot ser un número de telèfon o bé un text de com a màxim 11 caràcters, sense poder posar espais ni alguns caràcters.
• Remitent dels correus: el remitent que apareixerà als correus electrònics.
• Temps d'expiració: temps que transcorrerà entre l'enviament dels documents i el moment en què deixaran d'estar disponibles per ser signats.

Imatge de marca

• Logotip de l'empresa: el logotip es mostrarà als correus electrònics i a la pàgina de signatura. S'accepten fitxers JPG i PNG de fins a 1 MB.
• Colors: Configuració dels colors dels botons dels correus electrònics i de la pàgina de signatura, com també el color del text i del fons.

Hi ha disponibles una previsualització de com queden els correus electrònics i la pàgina de signatura amb el logotip i els colors seleccionats.

Pas 2. Identificació dels signants

Per tal de poder limitar l'accés als documents només als signants, es pot afegir una identificació dels usuaris. Aquesta identificació es prèvia a la visualització dels documents.

Hi ha dos tipus d'identificació:

• Codi d'accés: és un codi que l'usuari prèviament coneix, i que no se li envia en cap comunicació.
• Codi d'un sol ús: és un codi de 6 dígits que es pot enviar mitjançant correu electrònic o sms, sense certificar.

Si se seleccionen els dos tipus, en el moment de fer l'enviament es pot assignar a cada signant un dels mètodes d'identificació, o bé assignar els dos i que sigui ell qui esculli amb quin prefereix identificar-se.

Pas 3. Contacte amb els signants

L'inici d'un procés de signatura consisteix a enviar als signants un missatge notificant-los que tenen documents per signar. Aquest missatge inclou l'enllaç a la pàgina des d'on se signaran els documents. Aquest missatge es pot enviar per correu electrònic o per SMS, i tenen les següents opcions de personalització:

Correu electrònic

• Certificar el missatge: els correus electrònics certificats constitueixen una evidència com a prova legal.
• Remitent: es pot modificar per aquest missatge en concret o es pot deixar en blanc i utilitzar el remitent introduït al Pas 1.
• Assumpte del correu: ha d'indicar clarament la finalitat de la comunicació. Pot incloure tres etiquetes:
  • contract_id: el codi identificador únic del contracte.
  • url: l'URL de la pàgina de signatura.
  • name: el nom del receptor del missatge.
• Text personalitzable del correu: text que s'afegirà després del llistat de documents per signar. També pot incloure etiquetes:
  • contract_id: el codi identificador únic del contracte.
  • url: l'URL de la pàgina de signatura.
  • name: el nom del receptor del missatge.
• Vull afegir adjunts al correu electrònic: marcant aquesta opció, al moment de fer l'enviament hi haurà l'opció de carregar documents que s'enviaran en aquest correu electrònic, però que no seran signats. 

SMS

• Certificar el missatge: els SMS constitueixen una evidència com a prova legal.
• Remitent: els remitents dels SMS poden ser un text d'11 caràcters o un número de telèfon. Si es deixa buit, es farà anar el remitent introduït al Pas 1.
• Text del missatge: el text de l'SMS. Ha d'incloure obligatòriament l'etiqueta url per tal que el receptor pugui arribar a la pàgina de signatura. Hi ha dues etiquetes més disponibles:
  • contract_id: el codi identificador únic del contracte.
  • name: el nom del receptor del missatge.

Si vols redirigir el signant des del teu web, no seleccionis cap mètode d'avís. Quan connectis amb l'API, rebràs l'URL on podràs redirigir el signant.

Pas 4: Tipus de signatura

Els documents poden signar-se de diferents maneres, i algunes d'elles poden utilitzar-se conjuntament:

• Signatura simple: la signatura consisteix a prémer un botó. És la signatura electrònica més bàsica, i, per tant, amb menys robustesa jurídica.
• Signatura teclejada: per poder signar, s'ha d'escriure el nom del signant mitjançant el teclat del dispositiu. Com en el cas anterior, és el cas més bàsic de signatura electrònica.
• Signatura biomètrica: el dispositiu recull la rúbrica del signant i les dades biomètriques relacionades. Segons el reglament europeu eIDAS, és signatura electrònica avançada.
• Signatura amb codi d'un sol ús: la signatura es realitza mitjançant la introducció d'un codi d'un sol ús enviat per correu electrònic certificat i/o per SMS certificat. També és signatura electrònica avançada. Aquesta opció té diversos paràmetres configurables:
  • La longitud del codi. 
  • Quantes vegades es pot introduir el codi incorrectament; un cop superat el nombre d'intents, el procés de signatura queda tancat en estar erroni.
  • Moment d'enviament del codi, que pot ser quan el signant entra a la pàgina, o bé quan clica el botó Signar.
  • Enviament per SMS certificat del codi d'un sol ús, permetent configurar els següents paràmetres:
    • Remitent: els remitents dels SMS poden ser un text d'11 caràcters o un número de telèfon. Si es deixa buit, es farà anar el remitent introduït al Pas 1.
    • Text del missatge: el text de l'SMS. Ha d'incloure obligatòriament l'etiqueta otp, que serà substituïda pel codi. Hi ha dues etiquetes més disponibles:
      • contract_id: el codi identificador únic del contracte.
      • name: el nom del receptor del missatge.
  • Enviament per Correu electrònic certificat, amb les següents configuracions:
    • Remitent: es pot modificar per aquest missatge en concret o es pot deixar en blanc i utilitzar el remitent introduït al Pas 1.
    • Assumpte del correu: ha d'indicar clarament la finalitat de la comunicació. Pot incloure tres etiquetes:
      • contract_id: el codi identificador únic del contracte.
      • url: l'URL de la pàgina de signatura.
      • name: el nom del receptor del missatge.
    • Text personalitzable del correu: text que s'afegirà després del llistat de documents per signar. També pot incloure etiquetes:
      • contract_id: el codi identificador únic del contracte.
      • url: l'URL de la pàgina de signatura.
      • name: el nom del receptor del missatge.
      • otp: el codi d'un sol ús.
• Signatura amb certificat digital: l'usuari haurà de signar amb un certificat digital emès per Lleida.net PKI (anteriorment anomenada InDenova). Depenent del tipus de certificat, podrà signar des de:
  • Aplicació mòbil Lleida.net Wallet, obtenint una signatura qualificada.
  • Aplicació per a escriptori eSignaDesktop, podent ser la signatura qualificada o avançada.
  • Signatura centralitzada al núvol, aconseguint una signatura qualificada.

La signatura teclejada, la biomètrica, i el codi d'un sol ús, es poden utilitzar conjuntament.

Un altre paràmetre que es pot configurar a l'apartat Quan s'activa el botó de signatura és el moment en què és possible signar els documents, basant-se en l'activitat de l'usuari.

• Sempre: el botó de signar està sempre activat. Aquesta és l'opció per defecte.
• Quan s'hagin obert tots els documents: el botó s'activa quan l'usuari ha accedit a tots els documents que s'han de signar. 
• Quan s'han llegit fins al final tots els documents: el botó s'activa quan l'usuari ha arribat fins al final de tots els documents per signar.

També hi haurà la possibilitat d'oferir una opció per declinar la signatura dels documents, Mostrar un botó per declinar la signatura dels documents, presentant les següents opcions:

• No, és l'opció per defecte.
• Sí, sense demanar el motiu del rebuig mostra únicament el botó Refusar.
• Sí, i fer opcional la introducció del motiu mostra un camp per introducció de text quan es prem el botó Refusar, sent opcional escriure-hi.
• Sí, i demanar obligatòriament el motiu del rebuig mostra el camp de text del punt anterior, però ara és obligatori deixar-hi escrit el motiu de la declinació.

Pas 5: Documentació dels signants 

Aquest pas permet que els signants puguin enviar documentació durant el procés de signatura, com pot ser, per exemple, un rebut del gas, una fotografia del Document d'identitat, o bé l'última nòmina.

Per configurar la documentació sol·licitada als signants, només cal clicar el botó Afegir document, posar un nom que el signant pugui entendre, i marcar o no la casella Obligatori depenent de si es vol que el signant pugi aquell document opcionalment.

L'opció Aquests documents s'han de certificar farà que els documents siguin inclosos en el document d'evidències del procés de signatura.

Es poden demanar fins a un màxim de 10 documents.

Pas 6: Recordatoris 

Els recordatoris són missatges que s'envien automàticament per recordar als signants que tenen documents pendents de ser signats.  Els missatges s'envien quan ha transcorregut el temps definit a cada recordatori, començant a comptar des del moment de l'enviament dels documents. 

Per cada signant es poden enviar 10 correus electrònics i 3 SMS.

Els paràmetres de cada recordatori són els següents:

• El temps transcorregut a partir del qual vols enviar el recordatori.
• Si el recordatori es remet per SMS o per correu electrònic.
• Si se certifica o no el missatge.
• Si és un correu electrònic, tindrem els següents camps:
  • Remitent, si es deixa en blanc s'utilitzarà el remitent introduït al Pas 1.
  • Camps Cc i Bcc: els recordatoris també s'enviaran a les adreces electròniques d'aquests camps; les que apareguin al camp Bcc no seran visibles per la resta d'usuaris.
  • Assumpte del correu: pot incloure tres etiquetes:
    • contract_id: el codi identificador únic del contracte.
    • url: l'URL de la pàgina de signatura.
    • name: el nom del receptor del missatge.
  • Text personalitzable del correu: text que es mostrarà al correu. També pot incloure etiquetes:
    • contract_id: el codi identificador únic del contracte.
    • url: l'URL de la pàgina de signatura.
    • name: el nom del receptor del missatge.
• Si és un SMS, tindrem aquests:
  • Remitent: els remitents dels SMS poden ser un text d'11 caràcters o un número de telèfon. Si es deixa buit, es farà anar el remitent introduït al Pas 1.
  • Text del missatge: el text de l'SMS. Ha d'incloure obligatòriament l'etiqueta url, que serà substituïda per l'adreça de la pàgina de signatura. Hi ha dues etiquetes més disponibles:
    • contract_id: el codi identificador únic del contracte.
    • name: el nom del receptor del missatge.

Acabada la configuració, s'ha de clicar el botó Guardar per desar el recordatori.

Pas 7: Notificacions 

Les notificacions són missatges que s'envien automàticament quan es produeix un canvi d'estat d'un enviament. Per cada signant es poden enviar 10 correus electrònics i 3 SMS. 

La creació d'una notificació consisteix a seleccionar l'esdeveniment que l'envia, i per quin canal es vol enviar:

• Esdeveniment que dispara la notificació:
  • Quan un usuari ha signat: esdeveniment que es llença quan un usuari signa els documents.
  • Quan una signatura s'ha cancel·lat: succeeix quan el remitent dels documents cancel·la el procés de signatura.
  • Quan una signatura ha expirat: s'ha assolit el temps marcat d'expiració sense que el procés s'hagi completat.
  • Quan una signatura ha generat un error: en algun moment del procés de signatura ha aparegut un error.
  • Quan s'ha superat el màxim d'intens permès del codi: un signant ha escrit el codi d'un sol ús incorrectament el nombre màxim de cops permesos.
  • Quan un nivell de signatura s'ha completat: un dels grups en què es poden agrupar els signants ha obtingut totes les signatures necessàries. Pots trobar més informació sobre agrupament de signants a l'article Signatura en paral·lel, signatura solidària i signatura jeràrquica.
  • Quan el procés de signatura ha finalitzat correctament: s'han recollit totes les signatures necessàries per poder finalitzar el procés de signatura.
  • Quan el procés de signatura NO ha finalitzat correctament: hi ha hagut algun error durant el procés de signatura que no ha permès acabar-lo.
• Les notificacions es poden enviar per SMS o per correu electrònic.
  • Si s'envien per SMS, es poden configurar els següents camps:
    • Remitent: els remitents dels SMS poden ser un text d'11 caràcters o un número de telèfon. Si es deixa buit, es farà anar el remitent introduït al Pas 1.
    • Text del missatge: el text de l'SMS. Hi ha tres etiquetes més disponibles:
      • contract_id: el codi identificador únic del contracte.
      • name: el nom del receptor del missatge.
      • url: adreça de la pàgina de signatura.
  • Si s'envien per correu electrònic, trobem aquests paràmetres:
    • Documents adjunts: segons l'esdeveniment seleccionat, es mostrarà l'opció d'adjuntar al correu electrònic els següents documents:
      • Documents signats per tots els signants.
      • Documents signats pel signant.
      • L'evidència documental de tots els signants.
      • L'evidència documental del signant.
      • Documents signats pels signants mitjançant certificat digital.
      • Documents que no s'han de signar.

Acabada la configuració, s'ha de clicar el botó Guardar per desar la notificació.

Les notificacions no es poden certificar.

Pas 8. Configuració avançada 

Aquest pas engloba diferents configuracions, la majoria d'elles destinades a usuaris avançats que tinguin desenvolupada alguna integració.

• Mostrar els signants a la pàgina de signatura: opció que mostra l'estat de cada signant a la pàgina de signatura.
• Redirigir l'usuari al següent URL en finalitzar la signatura: pàgina web on s'enviarà als usuaris després de signar.
• Notificació d'esdeveniments: conjunts d'URL on dirigir canvis d'estat que genera automàticament la plataforma. Els esdeveniments que es poden controlar són els següents:
  • Canvis d'estat de cadascun dels signants.
  • Canvis d'estat del procés de signatura.
  • Canvis d'estat dels SMS.
  • Canvis d'estat dels correus electrònics.
  • Canvis d'estat realitzats a la pàgina de signatura.

Pas 9: Finalitzar 

El darrer pas permet revisar que tota la informació introduïda és correcta, i guardar el patró.