Cómo crear una nueva plantilla

La creación de una plantilla es un proceso sencillo, pero que puede ser muy largo, dadas las múltiples opciones que permiten ofrecer una gran adaptabilidad y flexibilidad.

Con este artículo, explicaremos en detalle las opciones de cada paso, de forma que se puedan crear plantillas seleccionando solo las opciones deseadas.

TABLA DE CONTENIDOS

• Paso 1: Información e imagen de marca 
• Paso 2: Identificación de los firmantes
• Paso 3: Contacto con los firmantes
• Paso 4: Tipo de firma 
• Paso 5: Documentación de los firmantes
• Paso 6: Recordatorios 
• Paso 7: Notificaciones 
• Paso 8: Configuración avanzada 
• Paso 9: Finalizar

Paso 1: Información e imagen de marca 

Este paso permite la introducción de información de la empresa o el usuario, así como la configuración visual de los correos electrónicos y la página de firma:

Datos básicos

• Nombre de la plantilla: nombre descriptivo que permita identificar la finalidad y el uso de la plantilla.
• Nombre de la empresa o del contacto: aparecerá al documento de evidencias
• Número de identificación fiscal: también aparecerá al documento de evidencias
• Idioma de los envíos: el idioma que tendrá la página de firma y los correos electrónicos que se envíen durante el proceso. Consulta aquí los idiomas disponibles.
• Idioma del documento de evidencias: el documento se puede generar en uno o dos idiomas. Consulta aquí los idiomas disponibles.
• Nombre o móvil del Remitente de los SMS: el remitente de los SMS puede ser un número de teléfono o bien un texto de como máximo 11 caracteres, sin poder poner espacios ni algunos caracteres.
• Remitente de los correos: el remitente que aparecerá a los correos electrónicos.
• Tiempo de expiración: tiempo que transcurrirá entre el envío de los documentos y el momento en que dejarán de estar disponibles para ser firmados.

Imagen de marca 

• Logotipo de la empresa: el logotipo se mostrará a los correos electrónicos y en la página de firma. Se aceptan ficheros JPG y PNG de hasta 1 MB.
• Colores: Configuración de los colores de los botones de los correos electrónicos y de la página de firma, como también el color del texto y del fondo.
  
  

Hay disponibles una previsualización de cómo quedan los correos electrónicos y la página de firma con el logotipo y los colores seleccionados. 

Paso 2: Identificación de los firmantes

Para poder limitar el acceso a los documentos solo a los firmantes, se puede añadir una identificación de los usuarios. Esta identificación es previa a la visualización de los documentos.

Hay dos tipos de identificación:

• Código de acceso: es un código que el usuario previamente conoce, y que no se le envía en ninguna comunicación.
• Código de un solo uso: es un código de 6 dígitos que se puede enviar mediante correo electrónico o SMS, sin certificar.

Si se seleccionan los dos tipos, en el momento de hacer el envío se puede asignar a cada firmante uno de los métodos de identificación, o bien asignar los dos y que sea él quien escoja con cuál prefiere identificarse.

Paso 3: Contacto con los firmantes

El inicio de un proceso de firma consiste a enviar a los firmantes un mensaje notificándolos que tienen documentos para firmar. Este mensaje incluye el enlace en la página desde donde se firmarán los documentos. Este mensaje se puede enviar por correo electrónico o por SMS, y tienen las siguientes opciones de personalización:

Correo electrónico

• Certificar el mensaje: los correos electrónicos certificados constituyen una evidencia como prueba legal.
• Remitente: se puede modificar por este mensaje en concreto o se puede dejar en blanco y utilizar el remitente introducido al Paso 1.

• Asunto del corrreo: tiene que indicar claramente la finalidad de la comunicación. Puede incluir tres etiquetas: 
  • contract_id: el código identificador único del contrato. 
  • url: la URL de la página de firma. 
  • name: el nombre del receptor del mensaje. 
• Texto personalizable del correo: texto que se añadirá después del listado de documentos para firmar. También puede incluir etiquetas:
  • contract_id: el código identificador único del contrato. 
  • url: la URL de la página de firma. 
  • name: el nombre del receptor del mensaje. 
• Quiero añadir adjuntos al correo electrónico: marcando esta opción, en el momento de hacer el envío habrá la opción de cargar documentos que se enviarán en este correo electrónico, pero que no serán firmados.

SMS

• Certificar el mensaje: los SMS constituyen una evidencia como prueba legal.
• Remitente: los remitentes de los SMS pueden ser un texto de 11 caracteres o un número de teléfono. Si se deja vacío, se hará ir el remitente introducido al Paso 1. 

• Texto del mensaje: el texto del SMS. Tiene que incluir obligatoriamente el hashtag url para que el receptor pueda llegar a la página de firma. Hay dos hashtags más disponibles:
  • contract_id: el código identificador único del contrato. 
  • name: el nombre del receptor del mensaje. 

Si quieres redirigir el firmante desde tu web, no selecciones ningún método de aviso. Cuando conectes con el API, recibirás la URL donde podrás redirigir al firmante.

Paso 4: Tipo de firma 

Los documentos pueden firmarse de diferentes maneras, y algunas de ellas pueden utilizarse conjuntamente:

• Firma simple: la firma consiste a pulsar un botón. Es la firma electrónica más básica, y, por lo tanto, con menos robustez jurídica. 
• Firma tecleada: para poder firmar, se tiene que escribir el nombre del firmante mediante el teclado del dispositivo. Cómo en el caso anterior, es el caso más básico de firma electrónica. 
• Firma biométrica: el dispositivo recoge la rúbrica del firmante y los datos biométricos relacionados. Según el reglamento europeo eIDAS, es firma electrónica avanzada.
• Firma con código de un solo uso: la firma se realiza mediante la introducción de un código de un solo uso enviado por correo electrónico certificado y/o por SMS certificado. También es firma electrónica avanzada. Esta opción tiene varios parámetros configurables: 
  • La longitud del código. 
  • Cuántas veces se puede introducir el código incorrectamente; una vez superada el número de intentos, el proceso de firma queda cerrado al estar erróneo. 
  • Momento de envío del código, que puede ser cuando el firmante entra a la página, o bien cuando clica el botón Firmar. 
  • Envío por SMS certificado del código de un solo uso, permitiendo configurar los siguientes parámetros: 
    • Remitente: los remitentes de los SMS pueden ser un texto de 11 caracteres o un número de teléfono. Si se deja vacío, se utilizará el remitente introducido al Paso 1.
    • Texto del mensaje: el texto del SMS. Tiene que incluir obligatoriamente el hashtag otp, que será sustituida por el código. Hay dos hashtags más disponibles:
      • contract_id: el código identificador único del contrato.
      • name: el nombre del receptor del mensaje.
  • Envío por Correo electrónico certificado, con las siguientes configuraciones: 
    • Remitente: se puede modificar por este mensaje en concreto o se puede dejar en blanco y utilizar el remitente introducido al Paso 1. 
    • Asunto del correo: tiene que indicar claramente la finalidad de la comunicación. Puede incluir tres etiquetas: 
      • contract_id: el código identificador único del contrato. 
      • url: la URL de la página de firma. 
      • name: el nombre del receptor del mensaje. 
    • Texto personalizable del correo: texto que se añadirá después del listado de documentos para firmar. También puede incluir hashtags: 
      • contract_id: el código identificador único del contrato. 
      • url: la URL de la página de firma. 
      • name: el nombre del receptor del mensaje. 
      • otp: el código de un solo uso. 

• Firma con certificado digital: el usuario tendrá que firmar con un certificado digital emitido por Lleida.net PKI (anteriormente llamada InDenova). Dependiendo del tipo de certificado, podrá firmar desde:
  • Aplicación móvil Lleida.net Wallet, obteniendo una firma cualificada.
  • Aplicación para escritorio eSignaDesktop, pudiendo ser la firma cualificada o avanzada.
  • Firma centralizada a la nube, consiguiendo una firma cualificada. 

La firma tecleada, la biométrica, y el código de un solo uso, se pueden utilizar conjuntamente.

Otro parámetro que se puede configurar en el apartado Cuando se activa el botón de firma es el momento en que es posible firmar los documentos, basándose en la actividad del usuario.

• Siempre: el botón de firmar está siempre activado. Esta es la opción por defecto.
• Cuando se hayan abierto todos los documentos: el botón se activa cuando el usuario ha accedido a todos los documentos que se tienen que firmar. 
• Cuando se han leído hasta el final todos los documentos: el botón se activa cuando el usuario ha llegado hasta el final de todos los documentos para firmar.

También habrá la posibilidad de ofrecer una opción para declinar la firma de los documentos, Mostrar un botón para declinar la firma de los documentos, presentando las siguientes opciones:

• No, es la opción por defecto.
• Sí, sin pedir el motivo del rechazo muestra únicamente el botón Rehusar.
• Sí, y hacer opcional la introducción del motivo muestra un campo por introducción de texto cuando se pulsa el botón Rehusar, siente opcional escribir.
• Sí, y pedir obligatoriamente el motivo del rechazo muestra el campo de texto del punto anterior, pero ahora es obligatorio dejar escrito el motivo de la declinación.

Paso 5: Documentación de los firmantes

Este paso permite que los firmantes puedan enviar documentación durante el proceso de firma, como puede ser, por ejemplo, un recibo del gas, una fotografía del Documento de identidad, o bien la última nómina.

Para configurar la documentación solicitada a los firmantes, solo hay que clicar el botón Añadir documento, poner un nombre que el firmante pueda entender, y marcar o no la casilla Obligatorio dependiendo de si se quiere que el firmante suba aquel documento opcionalmente.

La opción Estos documentos se tienen que certificar hará que los documentos sean incluidos en el documento de evidencias del proceso de firma. 

Se pueden pedir hasta un máximo de 10 documentos.

Paso 6: Recordatorios 

Los recordatorios son mensajes que se envían automáticamente para recordar a los firmantes que tienen documentos pendientes de ser firmados. Los mensajes se envían cuando ha transcurrido el tiempo definido a cada recordatorio, empezando a contar desde el momento del envío de los documentos.

Por cada firmante se pueden enviar 10 correos electrónicos y 3 SMS.

Los parámetros de cada recordatorio son los siguientes:

• El tiempo transcurrido a partir del cual quieres enviar el recordatorio.
• Si el recordatorio se remite por SMS o por correo electrónico.
• Si se certifica o no el mensaje.
• Si es un correo electrónico, tendremos los siguientes campos:
  • Remitente, si se deja en blanco se utilizará el remitente introducido al Paso 1.
  • Campos Cc y Bcc: los recordatorios también se enviarán a las direcciones electrónicas de estos campos; las que aparezcan en el campo Bcc no serán visibles por el resto de usuarios.
  • Asunto del correo: puede incluir tres etiquetas: 
    • contract_id: el código identificador único del contrato. 
    • url: la URL de la página de firma. 
    • name: el nombre del receptor del mensaje. 
  • Texto personalizable del correo: texto que se mostrará al correo. También puede incluir hashtags: 
    • contract_id: el código identificador único del contrato. 
    • url: la URL de la página de firma. 
    • name: el nombre del receptor del mensaje. 
• Si és un SMS, tendremos estos: 
  • Remitente: los remitentes de los SMS pueden ser un texto de 11 caracteres o un número de teléfono. Si se deja vacío, se hará ir el remitente introducido al Paso 1. 
  • Texto del mensaje:el texto del SMS. Tiene que incluir obligatoriamente el hashtag *url, que será sustituida por la dirección de la página de firma. Hay dos hashtags más disponibles: 
    • contract_id: el código identificador único del contrato. 
    • name: el nombre del receptor del mensaje. 

Acabada la configuración, se tiene que clicar el botón Guardar para guardar el recordatorio.

Paso 7: Notificaciones 

Las notificaciones son mensajes que se envían automáticamente cuando se produce un cambio de estado de un envío. Por cada firmante se pueden enviar 10 correos electrónicos y 3 SMS. 

La creación de una notificación consiste a seleccionar el acontecimiento que lo envía, y por qué canal se quiere enviar:

• Acontecimiento que dispara la notificación:
  • Cuando un usuario ha firmado: acontecimiento que se tira cuando un usuario firma los documentos.
  • Cuando una firma se ha cancelado: sucede cuando el remitente de los documentos cancela el proceso de firma.
  • Cuando una firma ha expirado: se ha logrado el tiempo marcado de expiración sin que el proceso se haya completado.
  • Cuando una firma ha generado un error: en algún momento del proceso de firma ha aparecido un error.
  • Cuando se ha superado el máximo de intenso permitido del código: un firmante ha escrito el código de un solo uso incorrectamente el número máximo de veces permitidas.
  • Cuando un nivel de firma se ha completado: uno de los grupos en que se pueden agrupar los firmantes ha obtenido todas las firmas necesarias. Puedes encontrar más información sobre agrupamiento de firmantes en el artículo Firma en paralelo, firma solidaria y firma jerárquica.
  • Cuando el proceso de firma ha finalizado correctamente: se han recogido todas las firmas necesarias para poder finalizar el proceso de firma.
  • Cuando el proceso de firma NO ha finalizado correctamente: ha habido algún error durante el proceso de firma que no ha permitido acabarlo.

• Las notificaciones se pueden enviar por SMS o por correo electrónico.  
  • Si se envían por SMS, se pueden configurar los siguientes campos:
    • Remitente: los remitentes de los SMS pueden ser un texto de 11 caracteres o un número de teléfono. Si se deja vacío, se hará ir el remitente introducido al Paso 1.
    • Texto del mensaje: el texto del SMS. Hay tres hashtags más disponibles:
      • contract_id: el código identificador único del contrato. 
      • name: el nombre del receptor del mensaje. 
      • url: dirección de la página de firma. 
  • Si se envían por correo electrónico, encontramos estos parámetros:
    • Documentos adjuntos: según el acontecimiento seleccionado, se mostrará la opción de adjuntar al correo electrónico los siguientes documentos:
      • Documentos firmados por todos los firmantes.
      • Documentos firmados por el firmante.
      • La evidencia documental de todos los firmantes.
      • La evidencia documental del firmante.
      • Documentos firmados por los firmantes mediante certificado digital.
      • Documentos que no se tienen que firmar.

Acabada la configuración, se tiene que clicar el botón Guardar para guardar la notificación.

Las notificaciones no se pueden certificar.

Paso 8: Configuración avanzada 

Este paso engloba diferentes configuraciones, la mayoría de ellas destinadas a usuarios avanzados que tengan desarrollada alguna integración.

• Mostrar los firmantes en la página de firma: opción que muestra el estado de cada firmante a la página de firma.
• Redirigir el usuario al siguiente URL al finalizar la firma: página web donde se enviará a los usuarios después de firmar.
• Notificación de acontecimientos: conjuntos de URL donde dirigir cambios de estado que genera automáticamente la plataforma. Los acontecimientos que se pueden controlar son los siguientes:
  • Cambios de estado de cada uno de los firmantes.
  • Cambios de estado del proceso de firma.
  • Cambios de estado de los SMS.
  • Cambios de estado de los correos electrónicos.
  • Cambios de sido realizados en la página de firma.

Paso 9: Finalizar

El último paso permite revisar que toda la información introducida es correcta, y guardar la plantilla.