Com crear un nou patró

La creació d'un patró és un procés senzill, però que pot ser molt llarg, donades les múltiples opcions que permeten oferir una gran adaptabilitat i flexibilitat.

Amb aquest article, explicarem detalladament les opcions de cada pas, de forma que es puguin crear patrons seleccionant només les opcions desitjades.

TAULA DE CONTINGUTS

• Pas 1: Informació i imatge de marca
• Pas 2. Identificació dels destinataris
• Pas 3. Contacte amb els destinataris
• Pas 4: Recordatoris
• Pas 5: Notificacions 
• Pas 6: Configuració avançada 
• Pas 7: Finalitzar 

Pas 1: Informació i imatge de marca

Aquest pas permet la introducció d'informació de l'empresa o l'usuari, així com la configuració visual dels correus electrònics i la pàgina d'obertura:

Dades bàsiques

• Nom del patró: nom descriptiu que permeti identificar la finalitat i l'ús del patró.
• Nom de l'empresa o del contacte: apareixerà al document d'evidències.
• Número d'identificació fiscal: també apareixerà al document d'evidències.
• Idioma dels enviaments: l'idioma que tindrà la pàgina de visualització i els correus electrònics que s'enviïn durant el procés. Consulta aquí els idiomes disponibles.
• Idioma del document d'evidències: el document es pot generar en un o dos idiomes. Consulta aquí els idiomes disponibles.
• Nom o mòbil del Remitent dels SMS: el remitent dels SMS pot ser un número de telèfon o bé un text de com a màxim 11 caràcters, sense poder posar espais ni alguns caràcters.
• Remitent dels correus: el remitent que apareixerà als correus electrònics.
• Temps d'expiració: temps que transcorrerà entre l'enviament dels documents i el moment en què deixaran d'estar disponibles per ser oberts.

Imatge de marca

• Logotip de l'empresa: el logotip es mostrarà als correus electrònics i a la pàgina de visualització. S'accepten fitxers JPG i PNG de fins a 1 MB.
• Colors: Configuració dels colors dels botons dels correus electrònics i de la pàgina de visualització, com també el color del text i del fons.

Hi ha disponibles una previsualització de com queden els correus electrònics i la pàgina d'obertura amb el logotip i els colors seleccionats.

Pas 2. Identificació dels destinataris

Per tal de poder limitar l'accés als documents només als destinataris, es pot afegir una identificació dels usuaris. Aquesta identificació es prèvia a la visualització dels documents.

Hi ha dos tipus d'identificació:

• Codi d'accés: és un codi que l'usuari prèviament coneix, i que no se li envia en cap comunicació.
• Codi d'un sol ús: és un codi de 6 dígits que es pot enviar mitjançant correu electrònic o sms, sense certificar.

Si se seleccionen els dos tipus, en el moment de fer l'enviament es pot assignar a cada destinatari un dels mètodes d'identificació, o bé assignar els dos i que sigui ell qui esculli amb quin prefereix identificar-se.

Pas 3. Contacte amb els destinataris

L'inici d'un procés d'obertura consisteix a enviar als destinataris un missatge notificant-los que tenen documents per obrir. Aquest missatge inclou l'enllaç a la pàgina des d'on s'obriran els documents. Aquest missatge es pot enviar per correu electrònic o per SMS, i tenen les següents opcions de personalització:

Correu electrònic

• Certificar el missatge: els correus electrònics certificats constitueixen una evidència com a prova legal.
• Remitent: es pot modificar per aquest missatge en concret o es pot deixar en blanc i utilitzar el remitent introduït al Pas 1.
• Assumpte del correu: ha d'indicar clarament la finalitat de la comunicació. Pot incloure tres etiquetes:
  • contract_id: el codi identificador únic de l'enviament.
  • url: l'URL de la pàgina de visualització.
  • name: el nom del receptor del missatge.
• Text personalitzable del correu: text que s'afegirà després del llistat de documents per obrir. També pot incloure etiquetes:
  • contract_id: el codi identificador únic de l'enviament.
  • url: l'URL de la pàgina de visualització.
  • name: el nom del receptor del missatge.
• Vull afegir adjunts al correu electrònic: marcant aquesta opció, al moment de fer l'enviament hi haurà l'opció de carregar documents que s'enviaran en aquest correu electrònic, però que no requereixen ser visualitzats.

SMS

• Certificar el missatge: els SMS constitueixen una evidència com a prova legal.
• Remitent: els remitents dels SMS poden ser un text d'11 caràcters o un número de telèfon. Si es deixa buit, es farà anar el remitent introduït al Pas 1.
• Text del missatge:el text de l'SMS. Ha d'incloure obligatòriament l'etiqueta url per tal que el receptor pugui arribar a la pàgina de visualització.Hi ha dues etiquetes més disponibles:
  • contract_id: el codi identificador únic de l'enviament.
  • name: el nom del receptor del missatge.

Si vols redirigir el destinatari des del teu web, no seleccionis cap mètode d'avís. Quan connectis amb l'API, rebràs l'URL on podràs redirigir el destinatari.

Pas 4: Recordatoris

Els recordatoris són missatges que s'envien automàticament per recordar als destinataris que tenen lliuraments electrònics pendents.  Els missatges s'envien quan ha transcorregut el temps definit a cada recordatori, començant a comptar des del moment de l'enviament dels documents.

Els paràmetres de cada recordatori són els següents:

• El temps transcorregut a partir del qual vols enviar el recordatori.
• Si el recordatori es remet per SMS o per correu electrònic.
• Si se certifica o no el missatge.
• Si és un correu electrònic, tindrem els següents camps:
  • Remitent: si es deixa en blanc, s'utilitzarà el remitent introduït al Pas 1.
  • Camps Cc i Bcc: els recordatoris també s'enviaran a les adreces electròniques d'aquests camps; les que apareguin al camp Bcc no seran visibles per la resta d'usuaris.
  • Assumpte del correu: pot incloure tres etiquetes:
    • contract_id: el codi identificador únic de l'enviament.
    • url: l'URL de la pàgina de visualització.
    • name: el nom del receptor del missatge.
  • Text personalitzable del correu: text que es mostrarà al correu. També pot incloure etiquetes:
    • contract_id: el codi identificador únic de l'enviament.
    • url: l'URL de la pàgina de visualització. 
    • name: el nom del receptor del missatge.
• Si és un SMS, tindrem aquests:
  • Remitent: els remitents dels SMS poden ser un text d'11 caràcters o un número de telèfon. Si es deixa buit, es farà anar el remitent introduït al Pas 1.
  • Text del missatge: el text de l'SMS. Ha d'incloure obligatòriament l'etiqueta url, que serà substituïda per l'adreça de la pàgina de visualització.Hi ha dues etiquetes més disponibles:
    • contract_id: el codi identificador únic de l'enviament.
    • name: el nom del receptor del missatge.

Acabada la configuració, s'ha de clicar el botó Guardar per desar el recordatori.

Pas 5: Notificacions 

Les notificacions són missatges que s'envien automàticament quan es produeix un canvi d'estat d'un enviament. 

La creació d'una notificació consisteix a seleccionar l'esdeveniment que l'envia, i per quin canal es vol enviar:

• Esdeveniment que dispara la notificació:
  • Quan els documents s'han obert: esdeveniment que es llença quan un destinatari obra els documents.
  • Quan un enviament s'ha cancel·lat: succeeix quan el remitent dels documents cancel·la el procés de d'obertura.
  • Quan un enviament ha expirat: s'ha assolit el temps marcat d'expiració sense que el procés s'hagi completat.
  • Quan un enviament ha generat un error: en algun moment del procés d'obertura ha aparegut un error.
  • Quan el procés d'obertura ha finalitzat correctament: s'han obert tots els documents necessaris per poder finalitzar el procés d'obertura.
  • Quan el procés d'obertura NO ha finalitzat correctament: hi ha hagut algun error durant el procés d'obertura que no ha permès acabar-lo.
• Les notificacions es poden enviar per SMS o per correu electrònic.
  • Si s'envien per SMS, es poden configurar els següents camps:
    • Remitent: els remitents dels SMS poden ser un text d'11 caràcters o un número de telèfon. Si es deixa buit, es farà anar el remitent introduït al Pas 1.
    • Text del missatge:el text de l'SMS. Hi ha tres etiquetes més disponibles:
      • contract_id: el codi identificador únic del contracte.
      • name: el nom del receptor del missatge.
      • url: adreça de la pàgina de visualització.
  • Si s'envien per correu electrònic, trobem aquests paràmetres:
    • Documents adjunts: segons l'esdeveniment seleccionat, es mostrarà l'opció d'adjuntar al correu electrònic els següents documents:
      • Arxius que no s'hauran d'obrir
      • La documentació oberta per cada destinatari
      • L'evidència documental de cada destinatari 

Acabada la configuració, s'ha de clicar el botó Guardar per desar la notificació.

Les notificacions no es poden certificar.

Pas 6: Configuració avançada 

Aquest pas engloba diferents configuracions, la majoria d'elles destinades a usuaris avançats que tinguin desenvolupada alguna integració.

• Mostrar els destinataris a la pàgina de visualització: opció que mostra l'estat de cada destinatari a la pàgina de visualització.
• Redirigir l'usuari al següent URL en finalitzar l'obertura: pàgina web on s'enviarà als usuaris després d'obrir els documents.
• Notificació d'esdeveniments: conjunts d'URL on dirigir canvis d'estat que genera automàticament la plataforma. Els esdeveniments que es poden controlar són els següents:
  • Canvis d'estat de cadascun dels destinataris. 
  • Canvis d'estat del procés de visualització. 
  • Canvis d'estat dels SMS.
  • Canvis d'estat dels correus electrònics.
  • Canvis d'estat realitzats a la pàgina de visualització.

Pas 7: Finalitzar 

El darrer pas permet revisar que tota la informació introduïda és correcta, i guardar el patró.