Envío masivo mediante un fichero CSV

Openum permite el envío masivo de documentos utilizando un fichero .csv (comma separated values). Con el envío masivo es posible enviar documentos a centenares o miles de destinatarios con solo unos cuántos clics.

Como el flujo de trabajo permite hacer el envío es casi idéntico al del envío manual y está detallado en el artículo Envío manual, esta entrada se centrará principalmente en el fichero csv.

El fichero .csv

Un fichero .csv, del inglés comma separated values, es un tipo de documento para representar datos en formato de tabla, de manera que las columnas se separan por comas (de aquí el nombre), y las filas por saltos de línea.

En países donde la coma sirve para separar decimales, se acostumbra a usar el punto y coma como carácter separador. 

Es un tipo de fichero muy empleado para intercambiar datos entre diferentes aplicaciones, de manera que la mayoría de programas o plataformas permiten exportar datos en este formato.

Las columnas del fichero .csv

Como se ha dicho en el punto anterior, el fichero .csv es una representación de los datos de una tabla, donde cada columna contiene un valor del mismo tipo: un nombre, un apellido, dos apellidos separados por un espacio, un correo electrónico, un teléfono, la fecha de nacimiento, etc.

Para hacer un envío masivo con Openum, las columnas del fichero .csv no hace falta que sigan ningún orden en concreto, ya que se asigna manualmente qué tipo de información contiene cada columna.

El tipo de información que se puede asignar a cada columna es el siguiente:

1. Identificador del envío
2. Número de identificación personal
3. Nombre
4. Apellidos
5. Teléfono móvil 
6. Correo electrónico
7. Página de destino después de abrir los documentos

Dependiendo de la plantilla seleccionada, las columnas obligatorias pueden cambiar en función de los datos que necesite la plantilla. Por ejemplo, la columna Nombre siempre es obligatoria. Una plantilla que envíe un SMS a los usuarios tendrá también como obligatorio el campo "Teléfono móvil". Del mismo modo, una plantilla que envíe correos electrónicos, tendrá el campo "Correo electrónico" como obligatorio.

Más adelante se muestra cómo hacer esta asignación.

Las filas del fichero .csv

Como hemos comentado, las filas del fichero .csv corresponden a las filas de la tabla que el fichero representa.

En el caso de Openum, cada fila tiene que contener los datos de un solo usuario. Al contrario que las columnas, el orden de las filas sí que es importante para hacer un envío a múltiples destinatarios. Hace falta que tenga el mismo identificador de envío y que aparezcan en filas consecutivas.  

Flujo de trabajo del envío masivo

El flujo del envío masivo es muy parecido al del envío manual, de forma que solo se entrará en detalle en los pasos donde hay las diferencias.

Durante todo el flujo hay disponible la ayuda sobre como tiene que ser el fichero csv, que se muestra clicando el botón ¿Cómo tiene que ser el .csv? 

Paso 1: Selección de la plantilla

Listado en forma de tarjeta de todas las plantillas disponibles.

Paso 2: Carga del fichero .csv

Se aceptan .csv o .zip que contengan el .csv. 

Paso 3. Lista de destinatarios

En este pas es donde se asigna el tipo de dato que corresponde a cada columna: nombre, correo electrónico, etc. El sistema permite seleccionar el carácter delimitador de las columnas, en el caso de que no se haya utilizado la coma (MS Excel, por ejemplo, utiliza por defecto punto y coma). También permite no importar la primera fila, en el caso, muy habitual, que esta incluya el nombre de cada columna o cabecera.

El asterisco (*) indica el tipo de datos obligatorios, que, como ya se ha comentado, pueden variar en función de la plantilla escogida.

Seguidamente, el sistema valida los datos del fichero y muestra el resultado.

En el caso de que haya errores, se puede descargar el fichero .csv con comentarios añadidos sobre los datos incorrectos. El sistema permite continuar, aunque se descartaran los usuarios con datos erróneos.

Paso 4: Carga de documentos

Se suben los PDF a enviar, y, en caso de que se haya especificado a la plantilla, también los documentos que se enviarán al correo electrónico inicial, pero que quedan fuera de la certificación.

Paso 5: Finalizar

El último paso es revisar los detalles y enviarlo.