Envío manual

Click & Sign permite el envío de documentos de forma masiva, leyendo los signatarios de un fichero .csv, o bien de forma manual, introduciendo los datos de los destinatarios uno a uno. El proceso es corto e intuitivo, y se completa en los 4 pasos que se detallan a continuación.

TABLA DE CONTENIDOS

• Paso 1: Selección de la plantilla 
• Paso 2: Carga de los documentos 
• Paso 3: Documentación de los firmantes
• Paso 4: Datos de los firmantes 
  • Asignación de métodos de identificación 
  • Asignación de métodos de firma
  • Posicionamiento de las firmas 
• Paso 5: Finalizar

Paso 1: Selección de la plantilla 

En este primer paso, se puede personalizar el identificador del envío y se tiene que seleccionar la plantilla que seguirá el proceso de firma.

El identificador del envío es un código que nos permite reconocer el envío al listado de envíos. El campo tiene un valor, generado aleatoriamente, por defecto. Si se introduce el mismo código que ya tiene un envío en curso, el primer envío se cancela automáticamente.

Este paso también muestra todas las plantillas configuradas. La visualización incluye el nombre, la empresa, y un icono de información que, clicando encima, abre el plafón lateral con el detalle completo de la plantilla. 

Por defecto habrá 3: 

• Firma con Código enviado por SMS

• Firma biométrica manuscrita

• Firma con Certificado digital

Paso 2: Carga de los documentos 

En este paso es cuando se suben los ficheros que los destinatarios tendrán que firmar. En caso de que la plantilla tenga configurados el envío otros documentos, también se cargarán en este paso, a pesar de que será en bloques diferentes.

También se pueden cargar los documentos directamente de plataformas de almacenamiento en la nube como Google Drive o Dropbox.

Paso 3: Documentación de los firmantes

Click & Sign permite que los firmantes añadan documentos al proceso de firma.

Esta opción también se puede configurar durante la creación de plantillas. Si se ha configurado la plantilla, en este paso se mostrará la lista de documentos configurados, permitiendo borrar o añadir más.

Si no se ha configurado durante la creación de las plantillas, se podrán añadir los que se necesiten.

El proceso para añadir nuevos documentos es el mismo que en la creación de plantillas: se tiene que clicar el botón Añadir documento. Los documentos tienen que tener un nombre o descripción que permita saber a los firmantes qué tipo de documentos tienen que subir (por ejemplo, una nómina, un recibo bancario, o una factura de la luz), y escoger si es obligatorio o no la subida de aquel documento. También hay la opción que estos documentos se certifiquen, de forma que formarán parte del documento de evidencias.

Se pueden solicitar hasta un máximo de 5 documentos, con una medida total de 25 MB

Paso 4: Datos de los firmantes 

Este es el paso en que se introducen los datos de los firmantes y como se agrupan, para tener firmas solidarias o jerárquicas. La agrupación está explicada en detalle en el artículo Firma en paralelo, firma solidaria y firma jerárquica.

El formulario de introducción de firmantes está integrado con la agenda de contactos de Lleida.net Cloud, de forma que cuando se introduce un destinatario, el sistema comprueba si este usuario existe a la agenda de contactos; si no existe se le muestra un texto que abre una ventana flotante para añadir los datos que faltan y guardar el contacto en la agenda.

También es posible llenar la información de los firmantes con los datos existentes a la agenda de contactos. Clicando el botón Añadir los firmantes desde la agenda, se abre un plafón lateral que permite filtrar los contactos según su nombre, apellidos, empresa, teléfono, correo electrónico, número de identificación, y hashtags. El resultado del filtro es seleccionable y permite la introducción de un máximo de 20 contactos.

El número máximo de firmas permitidas en el mismo documento es de 20

Asignación de métodos de identificación 

Si la plantilla tiene configurado uno o más métodos de identificación, el botón para asignarlos estará habilitado.

Cada firmante puede tener asignados uno o más métodos de identificación. Por defecto, todos los métodos están seleccionados. Si se asigna más de uno, será él mismo quien escogerá cómo identificarse cuando entre a la página de firma.

Por comodidad de los usuarios anteriores a la introducción del método de identificación mediante un código de un solo uso, se ha mantenido un switch que activa o desactiva para todos los firmantes la identificación mediante un código de acceso que el usuario previamente conoce.

Asignación de métodos de firma

Si el patrón que se usa está configurado para permitir que los firmantes tengan diferentes métodos de firma, o bien sean ellos quienes decidan cómo firmar, el botón para asignarlos estará habilitado.

Por defecto, todos los métodos están seleccionados.

Cuando hay dos o más métodos seleccionados, es el firmante quien escoge que método para firmar.

Si se quiere que los usuarios firmen de una manera determinada, se tendrá que seleccionar solo aquel método, pudiendo ser diferentes para diferentes firmantes: por ejemplo, el firmante 1 firmará con el código de un solo uso, mientras que el firmante 2 firmará con la manuscrita biométrica.

Posicionamiento de las firmas 

La firma manuscrita biométrica y la tecleada permiten ubicar en los documentos donde se mostrarán las firmas mediante un entorno visual. Para acceder a este entorno, se tiene que clicar el botón Posicionamiento de la firma.

Los datos de los firmantes se tienen que introducir antes de clicar el botón Posicionamiento de la firma para poder colocar todas las cajas de las firmas.

El plafón de Posicionamiento de firma contiene una leyenda explicativa sobre la utilidad de los iconos que se muestran, que también se detalla a continuación: 

Permite arrastrar la firma sobre los documentos y colocarla donde se tenga que visualizar.

 Coloca firma en todas las páginas del documento, centrada verticalmente y horizontal.

 Icono de selección individual. Cuando este icono está activado, los cambios que se apliquen a aquella firma no afectarán el resto de firmas del mismo firmante. Por ejemplo, si aquel firmante firma las páginas 3 y 4 del documento, y se cambia de posición la de la página 4, la firma de la página 3 quedará a la posición donde ya se encontraba.

Icono de selección múltiple. Cuando este icono está activado, los cambios que se hagan sobre aquella firma se aplicarán a todas las firmas de aquel firmante que también tengan el icono activado.

 Gira la firma o las firmas en el sentido contrario a las agujas del reloj.

 Borra la firma o las firmas.

Paso 5: Finalizar

Este último paso muestra todas las opciones seleccionadas durante los pasos previos, permitiendo modificarlos.

Si todo es correcto, solo queda clicar el botón Enviar.