Envío masivo mediante un fichero CSV

Click & Sign permite el envío masivo de documentos utilizando un fichero .csv (comma separated values). Con el envío masivo es posible enviar documentos a centenares o miles de firmantes con solo unos cuántos clics.

Como el flujo de trabajo para hacer el envío es casi idéntico al del envío manual y está detallado en el artículo Envío manual, esta entrada se centrará principalmente en el fichero csv.

TABLA DE CONTENIDOS

• El fichero .csv
• Las columnas del fichero .csv 
• Las filas del fichero .csv 
• Multifirma 
• Firma jerárquica 
• Firma solidaria 
• Solicitar documentación al firmante
• Flujo de trabajo del envío masivo
  • Paso 1: Selección de la plantilla 
  • Paso 2: Carga del fichero .csv
  • Paso 3: Lista de los firmantes 
  • Paso 4: Carga de documentos 
  • Paso 5: Finalizar 

El fichero .csv

Un fichero .csv, del inglés comma separated values, es un tipo de documento para representar datos en formato de mesa, de forma que las columnas se separan por comas (de aquí el nombre), y las filas por saltos de línea.

En países donde la coma sirve para separar decimales, se acostumbra a usar el punto y coma como carácter separador.

Es un tipo de fichero muy empleado para intercambiar datos entre diferentes aplicaciones, de forma que la mayoría de programas o plataformas permiten exportar datos en este formato.

Las columnas del fichero .csv 

Cómo se ha dicho en su punto anterior, el fichero .csv es una representación de los datos de una tabla, donde cada columna contiene un valor del mismo tipo: un nombre, un apellido, dos apellidos separados por un espacio, un correo electrónico, un teléfono, la fecha de nacimiento, etc.

Para hacer un envío masivo con Click & Sign, las columnas del fichero .csv no hace falta que sigan ningún orden en concreto, puesto que se asigna manualmente qué tipo de información contiene cada columna.

El tipo de información que se puede asignar a cada columna es el siguiente:

1. Identificador del envío
2. Número de identificación personal
3. Nombre
4. Apellidos
5. Teléfono móvil
6. Correo electrónico
7. Código de acceso
8. Nivel de firma
9. Firmas necesarias
10. Certificar los documentos subidos por el usuario
11. Nombre de los documentos subidos por el usuario (del 1 al 10)
12. Obligatoriedad de los documentos (del 1 al 10)
13. Página de destino después de firmar

El nivel de firma indica el grupo al cual pertenece el firmante y la orden en que el grupo firma.

Dependiendo de la plantilla seleccionada, las columnas obligatorias pueden cambiar en función de los datos que necesite la plantilla. Por ejemplo, la columna Nombre siempre es obligatoria. Una plantilla que envíe SMS a los firmantes tendrá también como obligatorio el campo “Teléfono móvil”. Del mismo modo, una plantilla que envíe correos electrónicos, tendrá el campo “Correo electrónico” como obligatorio.

Más adelante se muestra como hacer esta asignación. 

Las filas del fichero .csv 

Cómo hemos comentado, las filas del fichero .csv corresponden a las filas de la tabla que el fichero representa.

En el caso de Click & Sign, cada fila tiene que contener los datos de un solo firmante. Al contrario que las columnas, el orden de las filas sí que es importante, puesto que nos permite tener multifirma, multiniveles, firma solidaria, y carga de documentos por parte de los firmantes.

Multifirma 

Para tener más de un firmante en un mismo documento, los firmantes tienen que tener el mismo identificador de envío y aparecer en filas consecutivas al fichero .csv.

Firma jerárquica 

Para agrupar los firmantes en varios grupos o niveles jerárquicos, se necesita una columna que contenga el número de nivel. Y se tienen que continuar cumpliendo los requisitos del punto anterior: mismo identificador de envío y en filas consecutivas. 

Firma solidaria 

Para indicar que un grupo o nivel no necesita la firma de todos los usuarios que lo conforman, el fichero .csv tiene que tener una columna para indicar el número de firmantes de aquel grupo. También tendrá que cumplir con las condiciones de la firma multinivel: tener el mismo identificador de envío, y ser en filas consecutivas.

Solicitar documentación al firmante

Para configurar la subida de documentos por parte de los firmantes (por ejemplo, nóminas o facturas),se tiene que poner en una columna el nombre descriptivo del documento (por ejemplo, Nómina), y, en otra, si es obligatorio (Y) o no (N) ; finalmente, se necesita una última columna donde definir si los documentos se certifican o no.

Por cada documento, pues, se necesitan dos columnas, la del nombre y la de la obligatoriedad.

En un ejemplo se verá mejor. Suponiendo que los firmantes tienen que subir obligatoriamente un recibo bancario, y de manera opcional, una factura de gas, y que no se quiere certificar estos documentos:

• Columna F: Recibo bancario
• Columna G: Y (obligatorio)
• Columna H: Factura de gas
• Columna I: N (opcional)
• Columna J: Y (se quiere certificar los documentos)

Flujo de trabajo del envío masivo

El flujo del envío masivo es muy parecido al del envío manual, de forma que solo se entrará en detalle en los pasos donde hay las diferencias.

Durante todo el flujo hay disponible la ayuda sobre cómo tiene que ser el fichero csv, que se muestra clicando el botón Como tiene que ser lo .csv?.

Paso 1: Selección de la plantilla 

Listado en forma de tarjeta de todas las plantillas disponibles.

Paso 2: Carga del fichero .csv

Se aceptan .csv o .zip que contengan lo .csv.

Paso 3: Lista de los firmantes 

En este paso es donde se asigna el tipo de dato que corresponde a cada columna: nombre, correo electrónico, etc. El sistema permite seleccionar el carácter delimitador de las columnas, en el supuesto de que no se haya utilizado la coma (MS Excel, por ejemplo, utiliza por defecto el carácter punto y coma). También permite no importar la primera fila, en el caso, muy habitual, que esta incluya el nombre de cada columna o cabeceras.

El asterisco (*) indica los tipos de datos obligatorios, que, como ya se ha comentado, pueden variar en función de la plantilla escogido. 

Seguidamente, el sistema valida los datos del fichero y muestra el resultado. 

En el supuesto de que haya errores, se puede descargar el fichero .csv con comentarios añadidos sobre los datos incorrectos. El sistema permite continuar, a pesar de que se descartarán los usuarios con datos erróneos.

Paso 4: Carga de documentos 

Se suben los PDF a firmar, y, en caso de que se haya especificado a la plantilla también los documentos que se enviarán al correo electrónico inicial, pero que quedan fuera de la documentación firmada.

Paso 5: Finalizar 

El último paso es revisar los detalles y enviarlo.