Cómo crear una nueva plantilla

La creación de una plantilla es un proceso sencillo, pero que puede ser muy largo, dadas las múltiples opciones que permiten ofrecer una gran adaptabilidad y flexibilidad.

Con este artículo, explicaremos detalladamente las opciones de cada paso, de forma que se puedan crear plantillas seleccionando solo las opciones deseadas.

TABLA DE CONTENIDOS

• Paso 1: Información e imagen de marca
• Paso 2: Identificación de los destinatarios
• Paso 3: Contacto con los destinatarios 
• Paso 4: Recordatorios
• Paso 5: Notificaciones
• Paso 6: Configuración avanzada
• Paso 7: Finalizar

Paso 1: Información e imagen de marca

Este paso permite la introducción de información de la empresa o el usuario, así como la configuración visual de los correos electrónicos y la página de apertura:

Datos básicos

• Nombre de la plantilla: nombre descriptivo que permita identificar la finalidad y el uso de la plantilla.
• Nombre de la empresa o del contacto: aparecerá al documento de evidencias. 
• Número de identificación fiscal: también aparecerá al documento de evidencias. 
• Idioma de los envíos: el idioma que tendrá la página web de visualización y los correos electrónicos que se envíen durante el proceso. Consulta aquí los idiomas disponibles. 
• Idioma del documento de evidencias: el documento se puede generar en uno o dos idiomas. Consulta aquí los idiomas disponibles.
• Nombre o móvil del Remitente del SMS: el remitente del SMS puede ser un número de teléfono o bien un texto de como máximo 11 caracteres, sin poder poner espacios ni algunos caracteres.
• Remitente de los correos: el remitente que aparecerá a los correos electrónicos. 
• Tiempo de expiración: tiempo que transcurrirá entre el envío de los documentos y el momento en que dejarán de estar disponibles para ser abiertos. 

Imagen de marca

• Logotipo de la empresa: el logotipo se mostrará a los correos electrónicos y a la página de visualización. Se aceptan ficheros JPG y PNG de hasta a 1 MB.
• Colores: Configuración de los colores de los botones de los correos electrónicos y de la página de visualización, como también el color del texto y del fondo.  

Hay disponibles una previsualización de cómo quedan los correos electrónicos y la página de apertura con el logotipo y los colores seleccionados. 

Paso 2: Identificación de los destinatarios

Para poder limitar el acceso a los documentos solo a los destinatarios, se puede añadir una identificación de los usuarios. Esta identificación es previa a la visualización de los documentos.

Hay dos tipos de identificación:

• Código de acceso: es un código que el usuario previamente conoce, y que no se le envía en ninguna comunicación.
• Código de un solo uso: es un código de 6 dígitos que se puede enviar mediante correo electrónico o SMS, sin certificar.

Si se seleccionan los dos tipos, en el momento de hacer el envío se puede asignar a cada destinatario uno de los métodos de identificación, o bien asignar los dos y que sea él quien escoja con cuál prefiere identificarse.

Paso 3: Contacto con los destinatarios 

El inicio de un proceso de apertura consiste a enviar a los destinatarios un mensaje notificándolos que tienen documentos para abrir. Este mensaje incluye el enlace a la página desde donde se abrirán los documentos. Este mensaje se puede enviar por correo electrónico o por SMS, y tienen las siguientes opciones de personalización: 

Correo electrónico

• Certificar el mensaje: los correos electrónicos certificados constituyen una evidencia como prueba legal. 
• Remitente: se puede modificar por este mensaje en concreto o se puede dejar en blanco y usando el remitente introducido en el Paso 1. 
• Asunto del correo: tiene que indicar claramente la finalidad de la comunicación. Puede incluir tres etiquetas:
  • contract_id: el código indentificador único del envío. 
  • url: el URL de la página de visualización. 
  • name: el nombre del receptor del mensaje. 
• Texto personalizable del correo: texto que se añadirá después del listado de documentos para firmar. También puede incluir etiquetas:  
  • contract_id: el código identificador único del envío. 
  • url: el URL de la página de visualización.
  • name: el nombre del receptor del mensaje.
• Quiero añadir adjuntos al correo electrónico: marcando esta opción, al momento de hacer el envío habrá la opción de cargar documentos que se enviarán en este correo electrónico, pero que no requieren ser visualizados.

SMS

• Certificar el mensaje: los SMS constituyen una evidencia como prueba legal.
• Remitente: los remitentes de los SMS pueden ser de un texto de 11 caracteres o un número de teléfono. Si se deja vacío, se utilizará el remitente introducido al Paso 1. 
• Texto del mensaje: el texto del SMS. Tiene que incluir obligatoriamente la etiqueta url para que el receptor pueda llegar a la página de visualización. Hay dos etiquetas más disponibles:
  • contract_id: el código identificador único del envío.
  • name: el nombre del receptor del mensaje. 

Si quieres redirigir el destinatario desde tu web, no selecciones ningún método de aviso. Cuando conectes con la API, recibirás el URL donde podrás redirigir al destinatario. 

Paso 4: Recordatorios

Los recordatorios son mensajes que se envían automáticamente para recordar a los destinatarios que tienen entregas electrónicas certificadas pendientes. Los mensajes se envían cuando ha transcurrido el tiempo definido a cada recordatorio, empezando a contar desde el momento del envío de los documentos. 

Los parámetros de cada recordatorio son los siguientes: 

• El tiempo transcurrido a partir del cual quieres enviar el recordatorio.
• Si el recordatorio se remite por SMS o por correo electrónico. 
• Si se certifica o no el mensaje. 
• Si es un correo electrónico, tendremos los siguientes campos: 
  • Remitente: si se deja en blanco, se utilizará el remitente introducido al Paso 1. 
  • Campos Cc y Bcc: los recordatorios también se enviarán a las direcciones electrónicas de estos campos; las que aparezcan al campo Bcc no serán visibles por el resto de usuarios. 
  • Asunto del correo: puede incluir tres etiquetas: 
    • contract_id: el código identificador único del envío. 
    • url: el URL de la página de visualización.
    • name: el nombre del receptor del mensaje. 
  • Texto personalizable del correo: texto que se mostrará al correo. También puede incluir etiquetas: 
    • contract_id: el código identificador único del envío.
    • url: el URL de la página de visualización.  
    • name: el nombre del receptor del mensaje. 
• Si es un SMS, tendremos estos:
  • Remitente: los remitentes de los SMS pueden ser un texto de 11 caracteres o un número de teléfono. Si se deja vacío, se usará el remitente introducido al Paso 1.  
  • Texto del mensaje: el texto del SMS. Tiene que incluir obligatoriamente la etiqueta url, que será sustituida por la dirección de la página de visualización. Hay dos etiquetas más disponibles: 
    • contract_id: el código identificador único del envío. 
    • name: el nombre del receptor del mensaje. 

Terminada la configuración, se tiene que clicar al botón Guardar para guardar el recordatorio.

Paso 5: Notificaciones

Las notificaciones son mensajes que se envían automáticamente cuando se produce un cambio de estado de un envío. La creación de una notificación consiste a seleccionar el acontecimiento que lo envía, y por qué canal se quiere enviar: 

• Acontecimiento que dispara la notificación:  
  • Cuando los documentos se han abierto: acontecimiento que se tira cuando un destinatario abre los documentos.  
  • Cuando un envío se ha cancelado: sucede cuando el remitente de los documentos cancela el proceso de apertura. 
  • Cuando un envío ha expirado: se ha logrado el tiempo marcado de expiración sin que el proceso se haya completado. 
  • Cuando un envío ha generado un error: en algún momento del proceso de apertura ha aparecido un error. 
  • Cuando el proceso de apertura ha finalizado correctamente: se han abierto todos los documentos necesarios para poder finalizar el proceso de apertura. 
  • Cuando el proceso de apertura NO ha finalizado correctamente: ha habido algún error durante el proceso de apertura que no ha permitido acabarlo. 
• Las notificaciones se pueden enviar por SMS o por correo electrónico. 
  • Si se envían por SMS, se pueden configurar los siguientes campos:
    • Remitente: los remitentes del SMS pueden ser de 11 caracteres o un número de teléfono. Si se deja vacío, se utilizará el remitente introducido al Paso 1. 
    • Texto del mensaje: el texto del SMS. Hay tres etiquetas más disponibles: 
      • contract_id: el código identificador único del contrato.
      • name: el nombre del receptor del mensaje.
      • url: dirección de la página de visualización.
  • Si se envían por correo electrónico, encontramos estos parámetros: 
    • Documentos adjuntos: según el acontecimiento seleccionado, se mostrará la opción de adjuntar al correo electrónico los siguientes documentos:
      • Archivos que no se tendrán que abrir
      • La documentación abierta para cada destinatario
      • La evidencia documental de cada destinatario

Terminada la configuración, se tiene que clicar al botón de guardar la notificación. 

Las notificaciones no se pueden certificar. 

Paso 6: Configuración avanzada

Este paso engloba diferentes configuraciones, la mayoría de ellas destinadas a usuarios avanzados que tengan desarrollada alguna integración.

• Mostrar los destinatarios a la página de visualización: opción que muestra el estado de cada destinatario a la página de visualización.  
• Redirigir al usuario al siguiente URL en finalizar la apertura: la página web donde se enviará a los usuarios después de abrir los documentos.
• Notificación de acontecimientos: conjuntos de URL donde dirigir cambios de estados que genera automáticamente la plataforma. Los acontecimientos que se pueden controlar son los siguientes:  
  • Cambios de estado de cada uno de los destinatarios.
  • Cambios de estado del proceso de visualización.
  • Cambios de estado de los SMS.
  • Cambios de estado de los correos electrónicos.
  • Cambios de estado realizado a la página de visualización.

Paso 7: Finalizar

El último paso permite revisar que toda la información introducida es correcta, y guardar la plantilla.