Las plantillas

Las plantillas son modelos donde se configuran algunas de las características que tienen los envíos de documentos. Algunos de estos parámetros son el tipo de firma o los recordatorios que se enviarán, entre otros que detallaremos en este artículo.

TABLA DE CONTENIDOS

• Introducción a las plantillas 
• Parámetros de las plantillas 
• Listado de plantillas 
• Crear plantillas
• Duplicar plantillas
• Enviar

Introducción a las plantillas 

El objetivo de las plantillas es predefinir las características y los comportamientos más generales de un proceso de firma electrónica en línea para ahorrar tiempo a los usuarios evitando la repetición de ciertas configuraciones.

Una vez se crea una plantilla, ya no se puede modificar; pero sí que es posible duplicarla, permitiendo generar una de nueva de forma muy rápida.

Las plantillas tampoco se pueden borrar, pero sí que se pueden desactivar.

Parámetros de las plantillas 

A continuación se detalla la información y los comportamientos que se definen a la plantilla:

• El nombre de la plantilla, recomendamos que sea descriptivo y permita identificar la finalidad de la plantilla.
• El nombre y el NIF de la empresa, que se mostrarán al documento de evidencias.
• El idioma de los envíos y del documento de evidencias, el documento se puede generar en dos idiomas.
• Remitentes por defecto de los SMS y de los correos electrónicos que se enviarán durante el proceso de firma.
• Expiración de la firma, que es el tiempo que los documentos estarán disponibles para ser firmados a partir de su envío.
• Imagen de marca, el logotipo que se mostrará y el color principal de los correos electrónicos y de la página de firma.
• Identificación de los usuarios, que puede ser con el envío de un código de un solo uso o con un código que el usuario conoce previamente.
• La comunicación inicial con los firmantes, que puede ser por correo electrónico o por SMS.
• Los recordatorios, correos electrónicos o SMS que recibirán los firmantes para recordarlos que tienen documentos para firmar.
• Las notificaciones, correos electrónicos o SMS que se enviarán a diferentes destinatarios cuando haya un cambio de estado del proceso de firma (por ejemplo, cuando un usuario firme).
• Otros parámetros por un uso avanzado de la plataforma.

Se han descrito más en detalle todos estos parámetros en el artículo Cómo crear una nueva plantilla.

Listado de plantillas 

La página Plantillas muestra una lista con todos las plantillas activas.

A la parte superior de la página hay:

• Un campo de busca que permite filtrar la lista según el texto introducido.
• Una casilla para mostrar las plantillas desactivadas.
• Un botón para crear nuevas plantillas.

La tabla donde se muestra el listado de plantillas tiene las siguientes columnas:

• Identificador
• Nombre
• Tipo de firma
• Empresa
• Tiempo de expiración
• Idioma de los envíos
• Acciones
• Indicador de activación 

Las acciones de la tabla se aplican a la plantilla de la fila que las contiene, y son las siguientes:

• Visualizar el detalle de todos los parámetros configurados de la plantilla
• Duplicar la plantilla
• Ver la configuración de la plantilla 
• Utilizar la plantilla para enviar documentos
• Activar o desactivar la plantilla

Crear plantillas

La creación de una plantilla, si bien no comporta ninguna dificultad, puede llegar a ser un proceso relativamente largo, puesto que contempla muchísimas opciones de configuración. Por este motivo, hay un artículo dedicado exclusivamente a la creación de plantillas.

Duplicar plantillas

El botón Duplicar plantillas redirige al usuario en la página de creación de plantillas, llenando automáticamente los campos que la plantilla original tiene configurados con sus respectivos valores.

Enviar

El botón Enviar redirige al usuario al proceso de envío manual de documento, eludiendo el primer paso, que es la selección de la plantilla.