Los envíos

Un envío es el resultado de enviar uno o más documentos a uno o más destinatarios con el objetivo que los firmen.

En este artículo se trata la parte de los envíos que se gestiona desde la aplicación web; toda la información sobre la parte que de los envíos que afecta los firmantes es disponible en el artículo Página de firma.

Los pasos que tendrán que seguir.

En esta sección de la aplicación web se mostrará el listado de envíos hechos, el estado y los detalles de cada uno.

TABLA DE CONTENIDOS

• El listado de envíos
• Los estados 
• Los filtros 
• El cronograma

El listado de envíos

Desde esta página se centraliza toda la gestión de los envíos. Por defecto, el listado muestra los envíos hechos durante los últimos 30 días; las fechas de inicio y fin de la consulta son modificables, pero siempre dentro de un rango de como máximo 30 días. 

La tabla que muestra los envíos tiene las siguientes columnas:

• Estado: muestra el estado global de aquel envío.
• ID del envío: identificador del envío. Si un envío tiene el mismo ID que un envío en curso, este queda cancelado automáticamente.
• Firmantes: muestra el estado de cada firmante, agrupados por niveles.

Muestra un cronograma del envío por aquel firmante.

• Fecha de envío: el momento en que se envían los documentos.
• Fecha de expiración: el momento en que los documentos dejan de estar disponibles.
• Tipo de firma: el o los tipos de firma con que se han firmado los documentos.
• Documentos: botones para descargarse todos los documentos que forman parte del proceso de firma.

 Permite descargar los documentos originales, los documentos con las marcas de firma, y los documentos de evidencias, tanto los globales como los generados para cada firmante.

 Descarga directamente el documento de evidencias global.

• Acciones: posibles acciones sobre los envíos en curso.

 Envío manual de recordatorios. Permite seleccionar entre recordatorios planificados o crear de nuevos, así como el canal de comunicación y los destinatarios. Por cada firmante se pueden enviar 10 correos electrónicos y 3 SMS. 

 Cancela el envío.

Los estados 

Un envío puede tener uno de los siguientes estados:

• Firmado: se han recogido todas las firmas necesarias para dar el proceso como cerrado.
• En curso: el envío se ha hecho, pero no se han recogido todas las firmas necesarias.
• Cancelado: envío cancelado.
• Erróneo: algo ha fallado durante el proceso de firma.
• Expirado: el envío no ha recogido todas las firmas necesarias dentro del plazo asignado.
• Intentos código desechable superados: uno de los firmantes ha introducido erróneamente el código desechable demasiado veces.
• Declinado: uno de los usuarios ha declinado firmar los documentos.

Los filtros 

Por encima de la tabla con los envíos, hay los filtros, que nos permiten buscar un envío o un grupo de forma rápida:

• ID de envío: filtra los envíos los ID de los cuales contienen los caracteres introducidos.
• Correo electrónico: devuelve los envíos que han recibido usuarios con aquella dirección electrónica.
• Teléfono móvil: mismo filtro que el punto anterior, pero a partir del teléfono móvil.
• Plantillas: filtra todos los envíos que siguen la misma plantilla.
• Estado: muestra todos los envíos que están en un estado en concreto. Los estados pueden ser los detallados en su punto anterior, más un de nuevo, Firma solidaria, que muestra los envíos que contienen un nivel donde se ha logrado el número de firmas necesarias.
• Tipo de firma: muestra los envíos que tienen el mismo método de firma.
• Fecha: permite seleccionar un rango de fecha de como máximo 30 días.

El botón Exportar genera y descarga un fichero .csv con todos los datos de los envíos filtrados.

El cronograma

El cronograma es una representación visual del proceso de firma de cada usuario. Muestra, de manera gráfica, los diferentes acontecimientos que van sucediendo a lo largo del proceso así como información relacionada con cada uno:

• Inicio del proceso: muestra el ID del firmante, el del proceso, y el momento de inicio.
• Fin del proceso: muestra el momento en que el usuario ha firmado y diferentes mensajes en función de si aquella firma supone la finalización de un nivel o del proceso global.
• Correo electrónico o SMS iniciales y Notificaciones: detalla si se ha entregado o no, si es certificado o no, la dirección electrónica o teléfono móvil donde se ha enviado, y el momento de enviarse.
• Introducción del código desechable: especifica el momento de envío, si se ha entregado o no, muestra que es una comunicación certificada, y el destinatario.
• Recordatorios: recordatorios que se han enviado.
• Última visita en la página de firma antes de firmarse el documento: muestra el día y la hora de la última visita del usuario a la página de firma antes de firmar los documentos.