Enviament massiu mitjançant un fitxer CSV

Click & Sign permet l'enviament massiu de documents utilitzant un fitxer .csv (comma separated values). Amb l'enviament massiu és possible enviar documents a centenars o milers de signants amb només uns quants clics.

Com que el flux de treball per fer l'enviament és gairebé idèntic al de l'enviament manual i està detallat a l'article Enviament manual, aquesta entrada se centrarà principalment en el fitxer csv.

TAULA DE CONTINGUTS

• El fitxer .csv
• Les columnes del fitxer .csv
• Les files del fitxer .csv
• Multisignatura
• Signatura jeràrquica
• Signatura solidària
• Sol·licitar documentació al signant
• Flux de treball de l'enviament massiu
  • Pas 1: Selecció del patró
  • Pas 2: Càrrega del fitxer .csv
  • Pas 3: Llista dels signants 
  • Pas 4: Càrrega de documents 
  • Pas 5: Finalitzar 

El fitxer .csv

Un fitxer .csv, de l'anglès comma separated values, és un tipus de document per representar dades en format de taula, de manera que les columnes se separen per comes (d'aquí el nom), i les files per salts de línia.

En països on la coma serveix per separar decimals, s'acostuma a fer servir el punt i coma com a caràcter separador.

És un tipus de fitxer molt emprat per intercanviar dades entre diferents aplicacions, de manera que la majoria de programes o plataformes permeten exportar dades en aquest format.

Les columnes del fitxer .csv

Com s'ha dit al punt anterior, el fitxer .csv és una representació de les dades d'una taula, on cada columna conté un valor del mateix tipus: un nom, un cognom, dos cognoms separats per un espai, un correu electrònic, un telèfon, la data de naixement, etc.

Per fer un enviament massiu amb Click & Sign, les columnes del fitxer .csv no cal que segueixin cap ordre en concret, ja que s'assigna manualment quin tipus d'informació conté cada columna.

El tipus d'informació que es pot assignar a cada columna és el següent:

1. Identificador de l'enviament
2. Número d'identificació personal
3. Nom
4. Cognoms
5. Telèfon mòbil
6. Correu electrònic
7. Codi d'accés
8. Nivell de signatura
9. Signatures necessàries
10. Certificar els documents pujats per l'usuari
11. Nom dels documents pujats per l'usuari (de l'1 al 10)
12. Obligatorietat dels documents (de l'1 al 10)
13. Pàgina de destí després de signar

El nivell de signatura indica el grup al qual pertany el signant i l'ordre en què el grup signa.

Depenent del patró seleccionat, les columnes obligatòries poden canviar en funció de les dades que necessiti el patró. Per exemple, la columna Nom sempre és obligatòria. Un patró que enviï SMS als signants tindrà també com a obligatori el camp “Telèfon mòbil”. De la mateixa manera, un patró que enviï correus electrònics, tindrà el camp “Correu electrònic” com a obligatori.

Més endavant es mostra com fer aquesta assignació.

Les files del fitxer .csv

Com hem comentat, les files del fitxer .csv corresponen a les files de la taula que el fitxer representa.

En el cas de Click & Sign, cada fila ha de contenir les dades d'un sol signant. Al contrari que les columnes, l'ordre de les files sí que és important, ja que ens permet tenir multisignatura, multinivells, signatura solidària, i càrrega de documents per part dels signants.

Multisignatura

Per tenir més d'un signant en un mateix document, els signants han de tenir el mateix identificador d'enviament i aparèixer en files consecutives al fitxer .csv.

Signatura jeràrquica

Per agrupar els signants en diversos grups o nivells jeràrquics, es necessita una columna que contingui el número de nivell. I s'han de continuar complint els requisits del punt anterior: mateix identificador d'enviament i en files consecutives.

Signatura solidària

Per indicar que un grup o nivell no necessita la signatura de tots els usuaris que el conformen, el fitxer .csv ha de tenir una columna per indicar el nombre de signants d'aquell grup. També haurà de complir amb les condicions de la signatura multinivell: tenir el mateix identificador d'enviament, i ser en files consecutives.

Sol·licitar documentació al signant

Per configurar la pujada de documents per part dels signants (per exemple, nòmines o factures),s'ha de posar en una columna el nom descriptiu del document (per exemple, Nòmina), i, en una altra, si és obligatori (Y) o no (N) ; finalment, es necessita una darrera columna on definir si els documents se certifiquen o no.

Per cada document, doncs, es necessiten dues columnes, la del nom i la de l'obligatorietat.

En un exemple es veurà millor. Suposant que els signants han de pujar obligatòriament un rebut bancari, i de manera opcional, una factura de gas, i que no es vol certificar aquests documents:

• Columna F: Rebut bancari
• Columna G: Y (obligatori)
• Columna H: Factura de gas
• Columna I: N (opcional)
• Columna J: Y (es vol certificar els documents)

Flux de treball de l'enviament massiu

El flux de l'enviament massiu és molt semblant al de l'enviament manual, de forma que només s'entrarà en detall en els passos on hi ha les diferències.

Durant tot el flux hi ha disponible l'ajuda sobre com ha de ser el fitxer csv, que es mostra clicant el botó Com ha de ser el .csv?.

Pas 1: Selecció del patró

Llistat en forma de targeta de tots els patrons disponibles.

Pas 2: Càrrega del fitxer .csv

S'accepten .csv o .zip que continguin el .csv.

Pas 3: Llista dels signants 

En aquest pas és on s'assigna el tipus de dada que correspon a cada columna: nom, correu electrònic, etc. El sistema permet seleccionar el caràcter delimitador de les columnes, en el cas que no s'hagi utilitzat la coma (MS Excel, per exemple, utilitza per defecte el caràcter punt i coma). També permet no importar la primera fila, en el cas, molt habitual, que aquesta inclogui el nom de cada columna o capçaleres.

L'asterisc (*) indica els tipus de dades obligatòries, que, com ja s'ha comentat, poden variar en funció del patró escollit. 

Seguidament, el sistema valida les dades del fitxer i mostra el resultat. 

En el cas que hi hagi errors, es pot descarregar el fitxer .csv amb comentaris afegits sobre les dades incorrectes. El sistema permet continuar, tot i que es descartaran els usuaris amb dades errònies.

Pas 4: Càrrega de documents 

Es pugen els PDF a signar, i, en cas que s'hagi especificat al patró, també els documents que s'enviaran al correu electrònic inicial, però que queden fora de la documentació signada. 

Pas 5: Finalitzar 

El darrer pas és revisar-ne els detalls i enviar-ho.