Openum permet l'enviament massiu de documents utilitzant un fitxer .csv (comma separated values). Amb l'enviament massiu és possible enviar documents a centenars o milers de destinataris amb només uns quants clics.
Com que el flux de treball per fer l'enviament és gairebé idèntic al de l'enviament manual i està detallat a l'article Enviament manual, aquesta entrada se centrarà principalment en el fitxer csv.
TAULA DE CONTINGUTS
- El fitxer .csv
- Les columnes del fitxer .csv
- Les files del fitxer .csv
- Flux de treball de l'enviament massiu
El fitxer .csv
Un fitxer .csv, de l'anglès comma separated values, és un tipus de document per representar dades en format de taula, de manera que les columnes se separen per comes (d'aquí el nom), i les files per salts de línia.
En països on la coma serveix per separar decimals, s'acostuma a fer servir el punt i coma com a caràcter separador.
És un tipus de fitxer molt emprat per intercanviar dades entre diferents aplicacions, de manera que la majoria de programes o plataformes permeten exportar dades en aquest format.
Les columnes del fitxer .csv
Com s'ha dit al punt anterior, el fitxer .csv és una representació de les dades d'una taula, on cada columna conté un valor del mateix tipus: un nom, un cognom, dos cognoms separats per un espai, un correu electrònic, un telèfon, la data de naixement, etc.
Per fer un enviament massiu amb Openum, les columnes del fitxer .csv no cal que segueixin cap ordre en concret, ja que s'assigna manualment quin tipus d'informació conté cada columna.
El tipus d'informació que es pot assignar a cada columna és el següent:
- Identificador de l'enviament
- Número d'identificació personal
- Nom
- Cognoms
- Telèfon mòbil
- Correu electrònic
- Pàgina de destí després d'obrir els documents
Depenent del patró seleccionat, les columnes obligatòries poden canviar en funció de les dades que necessiti el patró. Per exemple, la columna Nom sempre és obligatòria. Un patró que enviï SMS als usuaris tindrà també com a obligatori el camp “Telèfon mòbil”. De la mateixa manera, un patró que enviï correus electrònics, tindrà el camp “Correu electrònic” com a obligatori.
Més endavant es mostra com fer aquesta assignació.
Les files del fitxer .csv
Com hem comentat, les files del fitxer .csv corresponen a les files de la taula que el fitxer representa.
En el cas d'Openum, cada fila ha de contenir les dades d'un sol usuari. Al contrari que les columnes, l'ordre de les files sí que és important per fer un enviament a múltiples destinataris. Cal que tinguin el mateix identificador d'enviament i que apareguin en files consecutives.
Flux de treball de l'enviament massiu
El flux de l'enviament massiu és molt semblant al de l'enviament manual, de forma que només s'entrarà en detall en els passos on hi ha les diferències.
Durant tot el flux hi ha disponible l'ajuda sobre com ha de ser el fitxer csv, que es mostra clicant el botó Com ha de ser el .csv?.
Pas 1: Selecció del patró
Llistat en forma de targeta de tots els patrons disponibles.
Pas 2: Càrrega del fitxer .csv
S'accepten .csv o .zip que continguin el .csv.
Pas 3: Llista dels destinataris
En aquest pas és on s'assigna el tipus de dada que correspon a cada columna: nom, correu electrònic, etc. El sistema permet seleccionar el caràcter delimitador de les columnes, en el cas que no s'hagi utilitzat la coma (MS Excel, per exemple, utilitza per defecte el caràcter punt i coma). També permet no importar la primera fila, en el cas, molt habitual, que aquesta inclogui el nom de cada columna o capçaleres.
L'asterisc (*) indica els tipus de dades obligatòries, que, com ja s'ha comentat, poden variar en funció del patró escollit.
Seguidament, el sistema valida les dades del fitxer i mostra el resultat.
En el cas que hi hagi errors, es pot descarregar el fitxer .csv amb comentaris afegits sobre les dades incorrectes. El sistema permet continuar, tot i que es descartaran els usuaris amb dades errònies.
Pas 4: Càrrega de documents
Es pugen els PDF a enviar, i, en cas que s'hagi especificat al patró, també els documents que s'enviaran al correu electrònic inicial, però que queden fora de la certificació.
Pas 5: Finalitzar
El darrer pas és revisar-ne els detalls i enviar-ho.