Openum permet l'enviament de documents de forma massiva, llegint els destinataris d'un fitxer .csv, o bé de forma manual, introduint les dades dels destinataris un a un. El procés és curt i intuïtiu, i es completa en els 4 passos que es detallen a continuació.
TAULA DE CONTINGUTS
- Pas 1: Selecció del patró
- Pas 2: Càrrega dels documents
- Pas 3: Dades dels destinataris
- Pas 4: Finalitzar
Pas 1: Selecció del patró
En aquest primer pas, es pot personalitzar l'identificador de l'enviament i s'ha de seleccionar el patró que seguirà el procés d'obertura.
L'identificador de l'enviament és un codi que ens permet reconèixer l'enviament al llistat d'enviaments. El camp té un valor, generat aleatòriament, per defecte. Si s'introdueix el mateix codi que ja té un enviament en curs, el primer enviament es cancel·la automàticament.
Aquest pas també mostra tots els patrons configurats. La visualització inclou el nom, l'empresa, i una icona d'informació que, clicant-hi a sobre, obre el plafó lateral amb el detall complet del patró.
Per defecte n'hi haurà 2:
-
Openum Email
-
Openum SMS
Pas 2: Càrrega dels documents
En aquest pas és quan es pugen els fitxers que els destinataris hauran d'obrir. En cas que el patró tingui configurats l'enviament d'altres documents, també es carregaran en aquest pas, tot i que serà en blocs diferents.
Pas 3: Dades dels destinataris
Aquest és el pas en què s'introdueixen les dades dels destinataris.
El formulari d'introducció de destinataris està integrat amb l'agenda de contactes de Lleida.net Cloud, de forma que quan s'introdueix un destinatari, el sistema comprova si aquest usuari existeix a l'agenda de contactes; si no existeix se li mostra una icona que obre una finestra flotant per afegir les dades que falten i desar el contacte a l'agenda.
També és possible omplir la informació dels usuaris amb les dades existents a l'agenda de contactes. Clicant el botó Afegir els usuaris des de l'agenda, s'obre un plafó lateral que permet filtrar els contactes segons el seu nom, cognoms, empresa, telèfon, correu electrònic, número d'identificació, i etiquetes. El resultat del filtre és seleccionable i permet la introducció d'un màxim de 20 contactes.
Assignació de mètodes d'identificació
Si el patró té configurat un o més mètodes d'identificació, el botó per assignar-los estarà habilitat.
Cada destinatari pot tenir assignats un o més mètodes d'identificació. Per defecte, tots els mètodes estan seleccionats. Si se n'hi assigna més d'un, serà ell mateix qui triarà com identificar-se quan entri a la pàgina d'obertura.
Per comoditat dels usuaris anteriors a la introducció del mètode d'identificació mitjançant un codi d'un sol ús, s'ha mantingut un switch que activa o desactiva per a tots els destinataris la identificació mitjançant un codi d'accés que l'usuari prèviament coneix.
Pas 4: Finalitzar
Aquest últim pas mostra totes les opcions seleccionades durant els passos previs, permetent modificar-los.
Si tot és correcte, només queda clicar el botó Enviar.