Openum permite el envío de documentos de forma masiva, leyendo los destinatarios de un fichero .csv, o bien de forma manual, introduciendo los datos de los destinatarios uno a uno. El proceso es corto e intuitivo, y se completa en los 4 pasos que se detallan a continuación.
TABLA DE CONTENIDOS
- Paso 1: Selección de la plantilla
- Paso 2: Carga de los documentos
- Paso 3: Datos de los destinatarios
- Paso 4: Finalizar
Paso 1: Selección de la plantilla
En este primer paso, se puede personalizar el identificador del envío y se ha de seleccionar la plantilla que se seguirá en el proceso de apertura.
El identificador del envío es un código que nos permite reconocer el envío al listado de envíos. El campo tiene un valor, generado aleatoriamente, por defecto. Si se introduce el mismo código que ya tiene un envío en curso, el primer envío se cancela automáticamente.
Este paso también muestra todas las plantillas configuradas. La visualización incluye el nombre, la empresa, y un icono de información que, clicando encima, abre el plafón lateral con el detalle completo de la plantilla.
Por defecto habrá 2:
-
Openum Email
-
Openum SMS
Paso 2: Carga de los documentos
En este paso es cuando se suben los ficheros que los destinatarios tendrán que abrir. En caso de que la plantilla tenga configurados el envío de otros documentos, también se cargarán en este paso, a pesar de que será en bloques diferentes.
Paso 3: Datos de los destinatarios
Este es el paso en el que se introducen los datos de los destinatarios.
El formulario de introducción de destinatarios está integrado con la agenda de contacto de Lleida.net Cloud, de forma que cuando se introduce un destinatario, el sistema comprueba si este usuario existe a la agenda de contactos; si no existe se le muestra un icono que abre una ventana flotante para añadir los datos que faltan y guardar el contacto a la agenda.
También es posible llenar la información de los usuarios con los datos existentes a la agenda de contactos. Clicando el botón Añadir los usuarios desde la agenda, se abre un plafón lateral que permite filtrar los contactos según su nombre, apellidos, empresa, teléfono, correo electrónico, número de identificación, y etiquetas. El resultado del filtro es seleccionable y permite la introducción de un máximo de 20 contactos.
Asignación de métodos de identificación
Si la plantilla tiene configurado uno o más métodos de identificación, el botón para asignarlos estará habilitado.
Cada firmante puede tener asignados uno o más métodos de identificación. Por defecto, todos los métodos están seleccionados. Si se asigna más de uno, será él mismo quien escogerá cómo identificarse cuando entre a la página de firma.
Por comodidad de los usuarios anteriores a la introducción del método de identificación mediante un código de un solo uso, se ha mantenido un switch que activa o desactiva para todos los firmantes la identificación mediante un código de acceso que el usuario previamente conoce.
Paso 4: Finalizar
Este último paso muestra todas las opciones seleccionadas durante los pasos previos, permitiendo modificarlos.
Si todo es correcto, solo queda clicar el botón Enviar.