Enviament manual – Lleida.net Soporte

Click & Sign permet l'enviament de documents de forma massiva, llegint els signataris d'un fitxer .csv, o bé de forma manual, introduint les dades dels destinataris un a un. El procés és curt i intuïtiu, i es completa en els 4 passos que es detallen a continuació.

TAULA DE CONTINGUTS

Pas 1: Selecció del patró

En aquest primer pas, es pot personalitzar l'identificador de l'enviament i s'ha de seleccionar el patró que seguirà el procés de signatura.

L'identificador de l'enviament és un codi que ens permet reconèixer l'enviament al llistat d'enviaments. El camp té un valor, generat aleatòriament, per defecte. Si s'introdueix el mateix codi que ja té un enviament en curs, el primer enviament es cancel·la automàticament.

Aquest pas també mostra tots els patrons configurats. La visualització inclou el nom, l'empresa, i una icona d'informació que, clicant-hi a sobre, obre el plafó lateral amb el detall complet del patró.

Per defecte n'hi haurà 3:

Signatura amb Certificat digital
Signatura biomètrica manuscrita
Signatura amb Codi enviat per SMS

Pas 2: Càrrega dels documents

En aquest pas és quan es pugen els fitxers que els destinataris hauran de signar. En cas que el patró tingui configurats l'enviament d'altres documents, també es carregaran en aquest pas, tot i que serà en blocs diferents.

També es poden carregar els documents directament de plataformes d'emmagatzematge al núvol com Google Drive o Dropbox.

Pas 3: Documentació dels signants

Click & Sign permet que els signants afegeixin documents al procés de signatura.

Aquesta opció també es pot configurar durant la creació dels patrons. Si s'ha configurat al patró, en aquest pas es mostrarà la llista de documents configurats, permetent esborrar-ne o afegir-ne més.

Si no s'ha configurat durant la creació dels patrons, es podran afegir els que es necessitin.

El procés per afegir nous documents és el mateix que en la creació dels patrons: s'ha de clicar el botó Afegir document. Els documents han de tenir un nom o descripció que permeti saber als signants quin tipus de documents han de pujar (per exemple, una nòmina, un rebut bancari, o una factura de la llum), i escollir si és obligatori o no la pujada d'aquell document. També hi ha l'opció que aquests documents se certifiquin, de manera que formaran part del document d'evidències.

Es poden sol·licitar fins a un màxim de 5 documents, amb una mida total de 25 MB

Pas 4: Dades dels signants

Aquest és el pas en què s'introdueixen les dades dels signants i com s'agrupen, per tal de tenir signatures solidàries o jeràrquiques. L'agrupació està explicada detalladament a l'article Signatura en paral·lel, signatura solidària i signatura jeràrquica.

El formulari d'introducció de signants està integrat amb l'agenda de contactes de Lleida.net Cloud, de forma que quan s'introdueix un destinatari, el sistema comprova si aquest usuari existeix a l'agenda de contactes; si no existeix se li mostra un text que obre una finestra flotant per afegir les dades que falten i desar el contacte a l'agenda.

També és possible omplir la informació dels signants amb les dades existents a l'agenda de contactes. Clicant el botó Afegir els signants des de l'agenda, s'obre un plafó lateral que permet filtrar els contactes segons el seu nom cognoms, empresa, telèfon, correu electrònic, número d'identificació, i etiquetes. El resultat del filtre és seleccionable i permet la introducció d'un màxim de 20 contactes.

El nombre màxim de signatures permeses en el mateix document és de 20

Assignació de mètodes d'identificació

Si el patró té configurat un o més mètodes d'identificació, el botó per assignar-los estarà habilitat.

Cada signant pot tenir assignats un o més mètodes d'identificació. Per defecte, tots els mètodes estan seleccionats. Si se n'hi assigna més d'un, serà ell mateix qui triarà com identificar-se quan entri a la pàgina de signatura.

Per comoditat dels usuaris anteriors a la introducció del mètode d'identificació mitjançant un codi d'un sol ús, s'ha mantingut un switch que activa o desactiva per a tots els signants la identificació mitjançant un codi d'accés que l'usuari prèviament coneix.

Assignació de mètodes de signatura

Si el patró que s'utilitza està configurat per permetre que els signants tinguin diferents mètodes de signatura, o bé siguin ells qui decideixin com signar, el botó per assignar-los estarà habilitat.

Per defecte, tots els mètodes estan seleccionats.

Quan hi ha dos o més mètodes seleccionats, és el signant qui escull un mètode per signar.

Si es vol que els usuaris signin d'una manera determinada, s'haurà de seleccionar només aquell mètode, podent ser diferents per a diferents signants: per exemple, el signant 1 signarà amb el codi d'un sol ús, mentre que el signant 2 signarà amb la manuscrita biomètrica.

Posicionament de les signatures

La signatura manuscrita biomètrica i la teclejada permeten ubicar en els documents on es mostraran les signatures mitjançant un entorn visual. Per accedir a aquest entorn, s'ha de clicar el botó Posicionament de la signatura.

Les dades dels signants s'han d'introduir abans de clicar el botó Posicionament de la signatura per a poder col·locar totes les caixes de les signatures.

El plafó de Posicionament de signatura conté una llegenda explicativa sobre la utilitat de les icones que s'hi mostren, que també es detalla a continuació:

Permet arrossegar la signatura sobre els documents i col·locar-la on s'hagi de visualitzar.

Col·loca signatura a totes les pàgines del document, centrada verticalment i horitzontal.

Icona de selecció individual. Quan aquesta icona està activada, els canvis que s'apliquin a aquella signatura no afectaran la resta de signatures del mateix signant. Per exemple, si aquell signant signa les pàgines 3 i 4 del document, i es canvia de posició la de la pàgina 4, la signatura de la pàgina 3 quedarà a la posició on ja es trobava.

Icona de selecció múltiple. Quan aquesta icona està activada, els canvis que es facin sobre aquella signatura s'aplicaran a totes les signatures d'aquell signant que també tinguin la icona activada.

Gira la signatura o les signatures en el sentit contrari a les agulles del rellotge.

Esborra la signatura o les signatures.

Pas 5: Finalitzar

Aquest últim pas mostra totes les opcions seleccionades durant els passos previs, permetent modificar-los.

Si tot és correcte, només queda clicar el botó Enviar.